脱マウス:キーボードショートカットをマスターしよう

エクセルの業務効率化の第一歩は「脱マウス」にある。本稿では、エクセルマスターを目指すうえで欠かせない、基本的なキーボードショートカットの操作の一部について紹介しておきたい。

エクセルを使って生産性を高めるには、どうすればよいか。

そのカギのひとつは、「キーボード・ショートカットのマスター」だと考えている。

どんなエクセルの参考書を見ても、だいたい掲載されているのが、「Ctrl+C」、「Ctrl+V」だ。これは、コピー、ペーストを意味する。

ただ、「エクセルの達人」を目指すのであれば、これだけでは不十分である。

じつは、エクセルに関しては、たいていの操作はキーボードで完了できるのだ。順次、見ていこう。

Ctrl+A

セレクトオール、すなわち「すべてを選択する」というコマンド。エクセルのバージョンによっては、1回押しただけでは「レクタングル」、すなわちデータの範囲しか選択できないが、もう1度押すと、全画面を選択することができる。

Ctrl+S

「保存する」。大変便利なので、是非ともマスターしたいコマンドだ。実際、エクセルなどのオフィス系ソフトウェアは大変脆弱で、頻繁にハングアップする。とくに作業中には頻繁にこのキーを使い、こまめにファイルを保存するように努めたい。

F12

「名前を付けて保存」。現在のワークシートを別名で保存したいときに、覚えておくと大変便利。

Alt+F→A

「名前を付けて保存」。F12と似ているが、若干使い勝手は落ちる。

Ctrl+D

「上のセルの内容をコピー」。意外と知られていないが、いちいち「Ctrl+C」、「Ctrl+V」という操作をする必要もなく、大変に便利なコマンドなので、是非とも覚えておきたい。

Ctrl+R

「左のセルの内容をコピー」。「Ctrl+D」とセットで覚えておくと良い。

Alt+E→S

「形式を選択して貼り付け」。エクセルはそのまま「Ctrl+C」、「Ctrl+V」とやると、元セルの形式(書式など)を引っ張ってきて貼り付けてしまう。「値だけ貼り付けたい」、「書式だけ貼り付けたい」、などの際には大変有益だ。

Ctrl+F

「検索」。文字列を探すことができる。あらかじめ範囲選択したうえで「Ctrl+F」とやれば、その範囲で合致する文字列を探し出してくれる。

Ctrl+G

セルのジャンプ。別途、「セルの選択」を選べば、「可視セルだけ選択する」、「数式だけ選択する」、「定数だけ選択する」などのコマンドを選ぶことができる。

Ctrl+Z

「アンドゥ(やり直す)」。直前の操作の取消。エクセルは操作を複数回分覚えていてくれるので、「Ctrl+Z」を複数回押せば、数回前の操作にまでさかのぼることができる。

Ctrl+Y

「繰り返す」。同じ操作を繰り返してくれる。また、「Ctrl+Z」でやり直した操作を元に戻すのにも使える。

Ctrl+O

「ファイルを開く」

Ctrl+W

「ファイルを閉じる」

Ctrl+N

「新しいファイルを作成」

Ctrl+P

「印刷する」

Ctrl+I

「セルの値を斜体にする」。Iは「イタリック」の意か。

Ctrl+B

「セルの値を太字にする」。Bは「ボールド(太い)」の意か。

Ctrl+X

「セルの値をカットする」。ただし、ワードと違い、どこかのセルに貼り付けるまでは、元のセルの値はそのまま維持される。貼り付ける方法は「Ctrl+V」でも良いが、エンターキーでも良い。また、「Ctrl+C」の場合と異なり、「Alt+E→S」の操作は受け付けられない。なお、この「Ctrl+X」で切り取ったセルを参照しているセルがあった場合、参照先のセルにおいても参照先を自動で変更するという機能がエクセルには存在する(※これが便利かどうかは別として)。

Shift+F11

「新しいシートを挿入」。エクセルを使った作業をしている場合には、意外とよく使う。「Ctrl+N」で新規ファイルを立ち上げるのと違い、同じファイルに新たなシートを簡単に挿入することができる。

以上、頻繁に使用するショートカットキーの一部を紹介した。是非、業務の効率化に役立ててほしい。