データの入力規則で日本語入力のオン・オフを自動切替

日本人である以上、エクセルに日本語を入力しなければならない場面が出て来るのは、ある意味では仕方がない話だろう。こうしたなか、「①いちいち画面を見る」、「②いちいち日本語入力がオンなのか、オフなのかを確認する」、「③もし必要ならば日本語入力モードを切り替える」、というステップを省略する超絶テクニックがある。うまく活用すれば、作業能率が飛躍的に高まることは間違いない。

日本語入力のオン・オフ

エクセルを使って仕事をするときに、日本語入力をいちいち手動でオン・オフにしている人がいる。

じつは、地味にストレスがたまるのが、日本語入力のオン・オフだ。

エクセルには、セルに入力された値が文字列なのか、数値なのか、日付なのか、パーセント値なのか、などを、ある程度は自動で判断する機能がある。よって、数値を入力した際に、「日本語入力がオンになっていた」というくらいならば、たいていの場合は、さほど困らない(図表1図表2)。

図表1 数値を入力しようとしたのに日本語入力がオンになっていた

図表2 入力したら数値に変換された

ただ、この場合は「数値を入力しようとしたら間違って日本語入力をオンにしていた」という事例であり、また、常にこのように正しく変換されるというものでもない。

たとえば、入力したセルが「数値」ではなく「文字列」だった場合には、日本語入力がオンのまま、全角アルファベットが入力されてしまうこともあるし、このような場合、のちのちの計算式で{VLOOKUP関数」「MATCH関数」などを使うとエラーが生じたりするから厄介だ。

さらには、「日本語を入力しようと思っていたのに、日本語入力がオフだった」という場合には、せっかく入力した内容が、すべて無駄になる(図表3図表4)。

図表3 日本語を入力しようとしたのに日本語入力がオフになっていた

図表4 入力しても日本語に変換されない

当たり前である。

日本語入力(Windowsの場合、デフォルトだとIME)はエクセルの外の機能であり、エクセルの側で文字列を日本語かどうか判断して変換する機能はないからだ。しかも、Wordなどと違って、エクセルには「再変換」という機能はない。

入力規則を活用しよう

では、こうした事態を防ぐには、どうすれば良いか。

当ウェブサイトのおススメテクニックは、「入力規則」を使い、特定の列では日本語入力がオンになったり、オフになったりするよう、最初からシートを作ってしまう、というものである。

やり方はとても簡単。

エクセルの「データ」というタブから「データの入力規則」をクリックすれば「データの入力規則」ウィンドウが出て来るので、日本語入力のオン・オフを設定する対象の列を選んでこの「データの入力規則」ウィンドウを立ち上げ、「日本語入力」タブで日本語入力のオン・オフを設定してやればよい(図表5)。

図表5 データの入力規則

たった、これだけのことである。

このシート、A列(支店名称)を「日本語入力オン」、B列(売上高)を「日本語入力オフ」に設定したら、どうなるか。

A列に来れば自動的に日本語入力がオンになり(図表6)、B列に来れば自動的に日本語入力がオフになる(図表7)のが確認できるだろう。

図表6 A列に来れば自動的に日本語入力オン

図表7 B列に来れば自動的に日本語入力オフ

この手のシートを作れば、入力作業で「①いちいち画面を見る」、「②いちいち日本語入力がオンなのか、オフなのかを確認する」、「③もし必要ならば日本語入力モードを切り替える」、というステップを省略することが可能となり、極めて快適に作業ができる。

是非とも試してみてほしい。

入力規則の呼び出しはキーボードで!

さて、ついでにもうひとつ、重要なことを述べておこう。

先日の『おそらく世界で最も詳しいCtrl系ショートカット集』などでも紹介したとおり、キーボードショートカットをどれだけたくさん覚えているかによって、エクセルは作業能率が数倍、いや、下手をすると数十倍も変わってくる。

おそらく世界で最も詳しいCtrl系ショートカット集

本稿は、昨日の『脱マウスの勧め:キー操作の「3つの系統」を覚えよう』の「補足」である。大昔に取りまとめた「Ctrlキーなどを使ったエクセルショートカット集」を発見…

さきほどの入力規則も、「リボン」という、オフィス2007以降に登場した、極めて使い勝手の悪いシステムを使うのではなく、やはりキーボードショートカットを使って呼び出すのが作業効率を高めるヒントだ。

「Alt」キー、「D」、「L」の順番でキーを押すと画面が出てくる。

入力規則

「Alt」→「D」→「L」

これはもう指に覚え込ませていただいても良いと思う.